Professioneel overkomen tijdens een telefonisch sollicitatiegesprek

Wie heeft het niet minstens één keer meegemaakt? Een onverwacht telefoontje voor een preselectie na een sollicitatie? Geconfronteerd met deze opgelegde improvisatie zijn er 3 opties: je raakt in paniek, slaat je er op een of andere manier doorheen, of slaagt met vlag en wimpel voor de test. Ons doel vandaag: jou in de laatste categorie katapulteren. Klaar om te ontdekken hoe je een telefonisch interview met brio beantwoordt?

In tijden van social distancing vormen sollicitatiegesprekken op afstand een must. Je potentiële opdrachtgever stelt er vragen over je huidige situatie, je vroegere werkervaringen, je opleiding, enzovoort. Solliciteer je voor een baan waarin vreemde talen belangrijk zijn? Ga er dan maar prat op dat jouw kennis op dat vlak getest zal worden.

Het telefonische interview verdient je volle aandacht, want op basis hiervan beslissen recruiters of ze je al dan niet aan een werkgever voorstellen. Maar geen paniek! Hier zijn onze tips om uit te blinken:

Bereid je voor

Als freelancer solliciteer je voor veel banen. Weet je niet meer voor welke sollicitatie iemand je belt? Dat is de menselijk. Aarzel niet om te laten weten dat je in een intensieve zoekfase zit wanneer je twee aanbiedingen door elkaar haalt. Maar probeer niet te verward te raken. Om dit soort situaties te vermijden, bewaar je de vacatures waarop je hebt gesolliciteerd als PDF. Zorg dat je ze altijd bij de hand hebt op een tablet of computer, want je smartphone kan je tijdens het telefoongesprek moeilijk gebruiken.

ð Waarom de vacatures opslaan? Omdat ze zeer snel worden ingetrokken wanneer de aanvragen binnenstromen. In dat geval heb je geen online toegang meer tot de informatie. Je kan ook vragen om het gesprek uit te stellen, al is het maar met 15 minuten. Zo heb je de tijd om de vacature nog eens te door te nemen. Maar dat hoef je uiteraard niet te vermelden.

Dat beetje meer ?

Van zodra je solliciteert, speel je in op de specifieke behoeften van elke vacature. Informeer je over de onderneming, haar waarden, haar filosofie, haar plannen (zowel lopende als vroegere en toekomstige). Denk na over de manier waarop je jullie gemeenschappelijke punten demonstreert.

Kijk ook op LinkedIn of iemand in je netwerk banden heeft met dit bedrijf, en je misschien vooraf meer kan vertellen.

Stel je een fysiek sollicitatiegesprek voor

Tijdens dit gesprek zal je een recruiter ervan moeten overtuigen dat jij de meest geschikte kandidaat bent.

Dit is een greep uit de veel voorkomende vragen die je mag verwachten:

• Wat trekt je aan in deze functie?
• Waarom ben jij de juiste persoon voor deze baan?
• Kan je ons iets vertellen over je professionele achtergrond? (Beperk je als freelancer tot een opsomming van gelijkaardige opdrachten)
• Wat zijn je sterke en zwakke punten?
• Kan je ons in het Nederlands/Engels vertellen wat je zo leuk vindt aan je baan?

Bereid je antwoorden op deze vragen voor. Ze zullen hoe dan ook nuttig blijken voor al je sollicitaties.

Dat beetje meer?

Vraag aan je voormalige collega's (of zelfs vrienden) naar je sterke en zwakke punten. Een blik van buitenaf kan je helpen te ontdekken of je inderdaad autonoom bent, een teamspeler, betrouwbaar, creatief, ... En misschien ontdek je kwaliteiten waarvan je niet eens wist dat je ze bezat!

Vermijd elke mogelijke afleiding

Toegegeven, dit is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Je bevindt je niet altijd in een perfect kalme omgeving. Maar je mag best zeggen dat je niet onmiddellijk beschikbaar bent en voorstellen een paar minuten later terug te bellen als je alleen bent of klaar met je bezigheid (je hoeft dit niet in detail uit te leggen).

Deze houding kan je zelfs punten opleveren: je toont dat je assertief, flexibel en georganiseerd bent. Best simpel om je van je beste kant te laten zien, toch?

Dat beetje meer?

Als de lijn slecht is of je te maken krijgt met onvermijdelijke achtergrondgeluiden: annuleer dan het gesprek. De storingen irriteren de beller, verstoren het gesprek en leiden je af. Dus vermijd ze te allen tijde.

Zorg dat je geconcentreerd bent, in een rustige omgeving met goede ontvangst. Zonder deze drie voorwaarden is er op dat moment geen interview mogelijk!

Luister naar je gesprekspartner

Als er één gouden regel is, dan deze. En hij geldt voor alle vormen van mondelinge communicatie: zowel face-to-face als op afstand, professioneel als persoonlijk, tijdens een aanwervingsperiode als tijdens een teamproject.

Simpel? Ja, maar niet altijd gemakkelijk te respecteren. Als je gedreven en nieuwsgierig bent, wil je snel reageren. Je bruist van de ideeën en wil ze meedelen. Brengt de beller een onderwerp ter sprake dat je nog wil bespreken? Geen haast! Schrijf op wat je wil zeggen. Op die manier behoud je je idee en val je de persoon met wie je praat niet in de rede. Ook wanneer die persoon een zin of een vraag beëindigt, laat dan een goede seconde stilte alvorens te antwoorden, om er zeker van te zijn dat hij of zij uitgesproken is.

Deze communicatieve vaardigheid wordt in alle sectoren zeer op prijs gesteld, omdat het aantoont dat je goed kan luisteren, een kwaliteit die meer dan fundamenteel is voor creatieve freelancers.

Dat beetje meer?

Probeer het gesprek niet te domineren. Dit is geen machtsstrijd.

• Laat de recruiter het gesprek leiden.
• Beantwoord de vragen voldoende zonder je hele leven te vertellen.
• Houd je CV bij de hand, zodat je er tijdens het gesprek naar kan verwijzen.
• Noteer je vragen en stel ze aan het einde van het gesprek. Zo laat je zien dat je hebt opgelet en dat je geïnteresseerd bent in de baan.

Zoals je wel begrepen zal hebben, is het altijd handig om een iets bij de hand te hebben voor je aantekeningen.

Let op je spreeksnelheid

Wanneer je bijvoorbeeld een vraag wordt gesteld over je achtergrond, weet je wat je gaat zeggen omdat je het hebt meegemaakt. In dit geval hebben veel mensen de neiging om té snel te spreken. Onthoud dat de persoon aan de andere kant van de telefoon niet weet wat je gaat zeggen. En ze zal waarschijnlijk aantekeningen moeten maken. Spreek dus duidelijk en kalm. Wees niet bang om korte pauzes in te lassen tussen zinnen (dat geeft je ook de tijd om na te denken over wat je daarna gaat zeggen). Haal adem. Oefen indien nodig!

Dat beetje meer?

Lach tijdens het interview. Een glimlach is hoorbaar (de audiovisuele beroepen weten dat maar al te goed) en wekt onmiddellijk sympathie. Het is ook een manier om je enthousiasmevoor de baan over te brengen. Aarzel trouwens nooit om die te uiten tijdens het gesprek.

Stuur een bedankingsmail

Een telefoongesprek blijft nogal onpersoonlijk. Reden te meer voor een persoonlijke follow-up. Een korte e-mail om de beller te bedanken, is altijd welkom. Aarzel niet om je beschikbaarheid of andere nuttige informatie (kort) te vermelden. Bedank de persoon voor zijn interesse in je werk, voor zijn telefoontje, merk op dat je van het gesprek genoten hebt en dat je er nog steeds van overtuigd bent dat jij perfect bent voor de baan. Een paar regels om je wat meer te laten opvallen in de menigte.

Unieke situatie: de video call

In tijden van wijdverbreid telewerken vindt het eerste "echte" interview vaak via video plaats. In dit geval heb je het voordeel van de planning: je weet wanneer het gesprek zal plaatsvinden en je kunt je voorbereiden. De tips hierboven zijn nog steeds van toepassing. Maar je moet ook denken aan het visuele aspect:

1. Verzorg je presentatie zoals je dat ook zou doen bij een persoonlijk gesprek. Het is een bewijs van hoe ernstig je de recruiter neemt. Het is ook een indirecte manier om je meer zelfvertrouwen te geven. En ja, de kleren maken toch de m/v/x.
   Lees ook: wat doe ik aan voor een sollicitatiegesprek?
2. Denk aan je omgeving die op de achtergrond zichtbaar is. Als je huiskamer kraaknet is, hoeft je je geen zorgen te maken, maar zorg voor goede verlichting (idealiter natuurlijk licht) en een goede schermhoogte (zet je webcam wat hoger, dan ziet men je vanuit een betere hoek). De vervaagoptie is interessant om je privacy te vrijwaren. Of je kan een fictieve achtergrond plaatsen, maar pas op dat je niet afglijdt in een studio green key-effect.

Een ander voordeel van een videogesprek is dat je jouw scherm kan delen. Zo kan je je portfolio of showreel live laten zien en er achteraf commentaar op geven. Wees ook in dit geval voldoende voorbereid, zodat je je tijd en concentratie niet verliest tijdens het gesprek:

1. Check vooraf hoe je jouw scherm deelt:
Hoe mijn scherm delen op Teams
Hoe mijn scherm delen op Skype

2. Open alvast de mappen of de website met de documenten die je wil tonen.

3. Deel op het einde van het gesprek de links/documenten die je hebt getoond in het onderdeel "gesprek" van de oproep (je opent dit via het bellenpictogram in de rechterbovenhoek). Op deze manier kan je gesprekspartner de info bewaren.