Payroll en mode DYI : inscrivez vous-même votre personnel temporaire avec Paymate

Paymate : retenez ce nom, c’est celui de votre nouvel allié, un service de payrolling en ligne. Ses atouts : abordable, convivial, efficace. Demandez une offre en ligne ou réservez une démo gratuite !

« L'idée de Paymate est née lorsque nous avons constaté qu'il existait un besoin pour un outil de payroll abordable, à utiliser soi-même », explique Inny Vanschoubroeck, responsable de l'équipe Paymate au sein d'Amplo. « Nous avons commencé en tant que Bureau social pour les artistes (BSA) mais nous proposons désormais toute une série de services supplémentaires personnalisés pour les donneurs d’ordre et les freelances des secteurs créatifs, en plus du payroll », ajoute-t-elle.

« Nous avons remarqué que certaines organisations préféraient s'occuper elles-mêmes de l'administration de leur personnel, en utilisant un outil de payroll accessible pour enregistrer les travailleur.euse.s temporaires. Alors nous avons développé nous-mêmes un tel outil en ligne, qui répond à ce besoin et convient à tous les secteurs - pas seulement le secteur créatif mais tout type d'organisation. Nous avons lancé Paymate début 2021 et les réactions sont très positives. »

Une administration du personnel flexible, à tout moment de la journée

« Simple, clair et synthétique. Facile à utiliser, même sans grandes connaissances en informatique. » « Vous souhaitez embaucher un serveur encore aujourd'hui ? C'est possible, car parfois les choses doivent se faire très vite. » Les retours des premiers utilisateurs sont élogieux. La flexibilité acquise s'avère être un grand atout, pour tous et toutes. Si, en tant que gérant.e ou propriétaire de magasin, vous avez besoin d'un.e travailleur.euse temporaire supplémentaire, vous demandez simplement votre contrat via Paymate, en ligne, à tout moment de la journée. Vous ne dépendez pas d’un.e intermédiaire ou des heures d'ouverture d'une agence d’intérim et vous êtes toujours en règle sur le plan juridique.

Un outil simple et économique

« Toutes les organisations ne souhaitent pas bénéficier d'un service complet via un partenaire externe. Certain.e.s indépendant.e.s préfèrent travailler avec un outil en ligne pour enregistrer eux.elles-mêmes leur personnel », explique Inny Vanschoubroeck. « Le budget joue aussi un rôle dans ce domaine, bien sûr ».

« Avec Paymate, les entreprises peuvent tout gérer elles-mêmes. »

Les utilisateur.trice.s de Paymate peuvent suivre tous leurs contrats de travail et autres tâches liées à l’administration salariale de manière entièrement numérique via leur tableau de bord en ligne. Tout a été centralisé de façon user-friendly. « Grâce à Paymate, vous pouvez suivre l'administration des salaires de A à Z au même endroit », explique Niels Derycke, consultant chez Paymate.

Il poursuit : « Cela signifie : ajouter des travailleu.euse.s, établir des fiches de fonctions à l'aide de modèles, établir des contrats de travail et approuver les prestations afin que les salaires soient correctement payés. D'un seul coup d'œil, vous pouvez voir le nombre d'heures que chaque travailleur.euse a travaillé un jour donné. En outre, la plateforme génère automatiquement tous les documents – non seulement les contrats de travail mais aussi les fiches de paie, les C4 ou les factures et même les rapports sur le chiffre d'affaires ou un bilan social. Vous réglez les frais, les heures supplémentaires et les suppléments en un clin d'œil. »

Un planning clair, en ligne

Pour les entreprises qui emploient souvent du personnel temporaire, Paymate vient à point nommé. Le tableau de bord Paymate comprend même un calendrier qui donne un aperçu de tous les contrats et travailleur.euse.s prévu.e.s. Grâce aux codes couleurs, vous voyez immédiatement où il y a des trous dans le planning ou qui doit encore être payé.e.

Les secteurs typiques où cette planification flexible est utile sont ceux qui ont parfois besoin de travailleur.euse.s supplémentaires très rapidement, comme l'industrie hôtelière, l'événementiel, le commerce de détail ou la logistique et le transport. Les changements de dernière minute dans le planning du personnel sont résolus facilement avec Paymate. Il en va de même pour les secteurs qui doivent souvent faire face à des pics au niveau de la charge de travail.

Un accompagnement pour se lancer rapidement

L’utilisation de Paymate est vraiment facile et vous bénéficiez d’un coup de main pour vous lancer. Inny Vanschoubroeck explique : « Nous commençons toujours par passer en revue tous les modules de l'outil. Nous donnons au nouveau ou à la nouvelle client.e une courte explication, afin qu'il ou elle puisse facilement utiliser les fonctions par la suite. »

« Lors de ces échange préliminaire, nous nous assurons également que tous les paramètres soient configurés selon les besoins du.de la client.e », ajoute Niels Derycke. « Cela comprend, par exemple, les fonctions possibles, les heures, la rémunération et les spécifications par secteur. De cette manière, les client.e.s suivent automatiquement les processus légalement corrects. Et avec son identifiant, chaque client.e peut voir son tableau de bord avec ses propres paramètres. »

Paymate étant un outil en ligne, il n'est pas nécessaire d'installer un logiciel. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sécurisé, que ce soit sur un appareil mobile ou sur un ordinateur. Après cela, tout sera facile, cela a été pensé pour. Le démarrage est donc rapide et aisé. « Il arrive qu’un.e client.e nous appelle le matin parce qu'il.elle a besoin d'une solution urgente et, le soir, il.elle est déjà opérationnel.le via Paymate », explique l’équipe.

Un contrat, une facture

Si les utilisateur.trice.s apprécient la rapidité du démarrage, ils.elles sont également enthousiastes face à la politique de prix : zéro frais de lancement, zéro droits de licence, zéro abonnent mais uniquement une facture à payer par contrat de travail presté enregistré sur Paymate. Le montant est calculé en multipliant le salaire brut du.de la travailleur.euse par le coefficient de 1,68 par contrat.

Le nombre d'utilisateur.trice.s de l'outil dans une organisation n'a pas d’incidence sur le prix, contrairement à beaucoup d’outils en ligne. En tant qu'utilisateur.trice principal.e, vous pouvez facilement enregistrer d'autres utilisateur.trice.s qui auront également accès au tableau de bord Paymate de votre organisation. Vous déterminez les informations qu'il.elle.s verront et sont autorisé.e.s à éditer, en fonction de leur rôle. Par exemple, vous pouvez donner un accès limité à votre comptable ou à un.e assistant.e RH.

« Il est important que l'outil soit si intuitif - tout le monde peut l'utiliser. »

Une première embauche facilitée

« Beaucoup d'utilisateur.trice.s travaillent dans les RH mais il y a aussi beaucoup d’indépendant.e.s qui travaillent avec Paymate en tant que chef.fe.s d'entreprise », explique Inny Vanschoubroeck. « C'est précisément la raison pour laquelle il est important que l'outil soit si intuitif - tout le monde peut l'utiliser, même sans connaissance approfondie des ressources humaines. Ainsi, c'est aussi une application très utile pour les indépendant.e.s qui veulent faire leur première embauche. Il.elle.s peuvent alors s’en occuper sans devoir faire appel à un secrétariat social. »

Niels Derycke ajoute : « Pour les organisations qui travaillent principalement avec des contrats temporaires, c’est pratique de pouvoir sauvegarder et réutiliser leurs contrats de travail dans Paymate. Lorsqu'elles réembauchent le.la même travailleur.euse temporaire, elles peuvent copier le contrat précédent en adaptant simplement les dates de travail. Par exemple, pour un établissement HoReCa qui fait appel au même étudiant jobiste tous les samedis, c'est un moyen très rapide de tout mettre en ordre. »

Un outil en mouvement

Paymate est un outil DIY mais cela ne signifie pas que vous êtes complètement livré.e à vous-même. Votre compte vous donne accès à une section FAQ très complète et si vous avez une autre question, vous pouvez contacter la ligne d’assistance. « Sur la base des échos reçus, nous complétons constamment la FAQ », explique Inny Vanschoubroeck. « L'outil lui-même continue également à évoluer. Nous élargissons les possibilités, là encore à partir des réactions des client.e.s et de notre propre compréhension des besoins qu'il.elle.s peuvent avoir. »

Paymate se veut accessible à toute organisation intéressée. Par exemple, vous pouvez découvrir son look and feel, de même que sa convivialité avant de commencer, via une démonstration gratuite en ligne.

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