Blog

Welke onkosten mogen er in een arbeidscontract? Amplo’s legal expert legt uit.

“Wat kan ik aan onkosten inbrengen in een contract?” Dat is waarschijnlijk één van de meest terugkerende vragen die we bij Amplo krijgen. Eva van Amplo’s juridische dienst en de juristen van KPMG brengen inzicht in deze complexe materie.

Skateboarder Holding a video camera and a skateboard isolated on black background

Onkosten inbrengen: wat zijn de regels?

Het gemakkelijke antwoord is: je mag alleen zaken inbrengen waar je werkelijk recht op hebt of kosten die je werkelijk hebt gemaakt. Binnen die onkosten maken we een onderscheid tussen forfaitaire onkosten en beroepskosten.

Forfaitaire onkosten: ook in zekere zin te bewijzen

Amplo volgt bij het verwerken van onkosten de regels van de bevoegde paritaire comités, en de lijst van forfaitaire onkosten van de overheid.

Zo ken je vast de vergoedingen voor woon-werkverkeerof beroepsverplaatsingen met fiets of auto. Maar er zijn ook vaste tarieven voor beroepskosten voor bijvoorbeeld telewerkers. Aan deze forfaitaire onkosten zijn regels verbonden. Je moet kunnen bewijzen dat de betreffende forfaitaire onkostenvergoeding gelegitimeerd is voor jouw specifieke situatie. Voor transportkosten moet je bijvoorbeeld kunnen aantonen dat je een bepaald traject effectief hebt afgelegd.

Heb je volgens de wet geen recht op dat forfait? Dat kan de fiscus die onkost herkwalificeren als loon. Óók retroactief! Dus zelfs als je geen boete krijgt, kan zo’n herkwalificatie oplopen tot een veelvoud van de oorspronkelijk ingebrachte onkost.

Wat met beroepskosten?

Freelancers vragen ook regelmatig om het gebruik van eigen materiaal in te brengen als onkost. We vroegen aan juridisch expert Eva Meyer hoe dat zit.

Eva: “Die vraag krijgen we inderdaad vaak. Sommige concullega’s hebben geen problemen met het als onkost inbrengen van grote bedragen voor het gebruik van eigen materiaal. Freelancers vragen zich af waarom Amplo dit niet doet.”

“Ten eerste mag je als werknemer ook beroepskosten inbrengen, dat “voordeel” is niet alleen voor zelfstandigen weggelegd. Je kan dus perfect je camera, drumstel of laptop inbrengen. Maar daar zijn regels voor. Ofwel geef je ze in als aftrekbare beroepskost in je belastingaangifte(en kies je dus niet voor het forfait), óf via je contracten bij Amplo. Maar pas op, want je mag niet zomaar een bedrag als onkost ingeven, maar alleen de afschrijfwaarde van het materiaal, afgezet ten opzichte van het percentage professioneel gebruik.”

Beroepskosten inbrengen: een voorbeeld

Eva: “Stel, je doet een aankoop van € 50.000 die je voor 80% professioneel gebruikt en die wordt afgeschreven over 10 jaar tijd. In dat geval wordt 80% van het bedrag verspreid over alle potentiële werkdagen binnen die 10 jaar.”

“Voor die € 50.000 kan je dus ongeveer € 18 per werkdag inbrengen als onkost, gebaseerd op de berekening 0,8 x 50.000 / (10x220).”

“Dat is niet altijd wat mensen willen horen. Maar je betaalt Amplo om je correct te informeren en bij te staan, niet om je situatie slechter te maken of om je de wet te laten overtreden.”

De risico’s van fouten bij het inbrengen van onkosten

Eva: “Bij Amplo willen we freelancers zoveel mogelijk ontzorgen. Want vergis je niet: de risico’s zijn reëel. Breng je toch hogere bedragen in voor het gebruik van eigen materiaal? Of reken je een extra vergoeding aan je opdrachtgever aan voor het gebruik van jouw materiaal? Dan bestaan er twee grote risico’s.”

“Ten eerste: de meerwaarde die je creëert (dus het bedrag bovenop de werkelijk afschrijfbare waarde) kan gekwalificeerd worden als verhuur. En volgens de btw-administratie is de verhuur van zaken is een btw-plichtige activiteit. Dat zou er dus op neerkomen dat je je moet registreren als zelfstandige voor dat deeltje verhuur van je materiaal.”

“Ten tweede kan een te hoge onkostenvergoedingbeschouwd worden als belastingontduiking, met retroactieve correcties en boetes die oplopen tot veelvouden van het oorspronkelijke bedrag.”

“Er zijn tal van praktijkvoorbeelden en precedenten die dit bevestigen. Bij audits op ‘kosten eigen aan de werkgever’ kom je er altijd financieel gehavend uit als je de spelregels te ruim interpreteert. Dat risico zullen we je bij Amplo dus nooit aanraden.”

Als je de regels te ruim interpreteert, houd je aan audits altijd een financiële kater over.

“Maar elke situatie is anders, dus vraag zeker raad aan Amplo over wat er wettelijk wél mogelijk is met jouw onkosten.”

Raadpleeg een Amplo-consulent voor een gepersonaliseerde analyse van je onkosten